ما هو برنامج مايكروسوفت؟

برنامج مايكروسوفت اوفيس هو عبارة عن تطبيق مكتبي يقوم بتوفير مجموعة واسعة وكبيرة ومتنوعة ومختلفة من الأدوات والبرامج التي يتم استخدامها من قبل الأفراد في إنشاء الملفات و المستندات النصية وأيضا تحريرها وتنسيقها وتنظيمها بطريقة سهلة وفعالة.

ما الهدف من استخدام برنامج مايكروسوفت اوفيس؟

أقرأ ايضا: تصميم تطبيقات الهواتف الذكية في 7 خطوات

ما هي مكونات مايكروسوفت اوفيس؟

يحتوي برنامج مايكروسوفت اوفيس على العديد من البرامج المكتبية المهمة، كما يعتبر الإصدار الأكثر استخدامًا لكل برنامج منهما هو إصدار سطح المكتب، كما تعد هذه البرامج متاحة لأجهزة الكمبيوتر والتي تعمل بنظام تشغيل ويندوز أو ماك، كما تحتفظ شركة مايكروسوفت اوفيس التطبيقات الخاصة بالأجهزة المحمولة ومن أهم هذه البرامج، هي:

1. مايكروسوفت وورد

يعتبر برنامج مايكروسوفت Word أحد أهم البرامج الكتابية داخل حزمة أوفيس فهو عبارة عن اداة يتم من خلالها ما يلي:

• كتابة النصوص وصياغتها بأكثر من لغة، بالإضافة إلى معالجتها بالشكل المطلوب.
• يتيح للأفراد تنسيق أكثر من ملف في نفس الوقت.
• يمكن للأشخاص اختيار التنسيقات المطلوبة، وأيضا تحديد نوع الخطوط التي يجب استخدامها، وأحجامها والرسومات البيانية بالإضافة إلى إمكانية إدراج الجداول والصفحات.
• وجود التدقيق الإملائي واللغوي والنحوي.
• يتيح إعداد صفحة الكتابة، مثل: ضبط الهوامش واتجاه الورقة وتحديد حجم الورق وخيارات الطباعة، بالإضافة إلي عمل صفحات متعددة.
• التنسيق للنصوص ومحاذاتها، واختيار لون النص، ولون خلفية وغيرها.

2. مايكروسوفت إكسل

يعتبر Excel أداة قوية وفعالة في الحصول على نتائج من البيانات والحسابات فهو عبارة عن شبكة من الخلايا يتم بداخلها وضع  البيانات والمعلومات من أرقام أو نصوص أو صيغ وتجميعها في أعمدة وصفوف من خلالها يتم الحصول على نتائج معينة، ومن أهم استخدامات مايكروسوفت إكسل، هي:

• يمكنك إنشاء مصنف جديد بكل سهولة.
• إدخال البيانات المهمة وتطبيق وتنسيق الأرقام.
• يمكنك تطبيق حدود الخلايا، وتطبيق التظليل على الخلية.
• استخدام الجمع التلقائي في جمع البيانات وإنشاء صيغة بسيطة وفرز البيانات وتصفيتها، وحفظ وطباعة العمل. 
• يتيح وضع البيانات في جدول، حيث يعتبر برنامج اكسل أداة مخصصة للعمليات الحسابية وانشاء الجداول الخاصة بالبيانات والرسوم البيانية.

3. مايكروسوفت باوربوينت

من الممكن استخدام PowerPoint في العديد من المهام، منها:

• إنشاء العديد من العروض التقديمية.
• إضافة النصوص والصور ومقاطع الفيديو.
• تحديد التصاميم الاحترافية من خلال PowerPoint Designer.
• إضافة الانتقالات والرسوم المتحركة والحركات.
• من الممكن الحفظ داخل OneDrive من أجل الوصول إلى العروض التقديمية من خلال الكمبيوتر الشخصي أو اللوحي أو الهاتف المحمول.
• المشاركة  مع الآخرين والعمل معهم في أي مكان وأي وقت.

4. مايكروسوفت أوتلوك

هو برنامج متخصص في إدارة المعلومات الشخصية، منها:

• يتيح إدارة البريد الإلكتروني.
• من خلاله يتم إدارة المهام، والتقويم، وجدولة المواعيد.
• يتيح تدوين الملاحظات، وإدارة جهات الاتصال.

أقرأ ايضا: فتح متصفح Internet Explorer والغاء التحويل التلقائي الى متصفح Microsoft Edge

5. مايكروسوفت أكسس

يعتبر Access نظام من الأنظمة الخاصة بقواعد البيانات والذي يمكن من خلاله ما يلي:

• إنشاء قواعد البيانات الشخصية أو المؤسسية وإدارتها من خلال أكسس.
• تصميم النماذج والاستعلامات والتقارير والتي يمكن من خلالها الوصول إلى البيانات بشكل فعال.

6. مايكروسوفت ون نوت

يتم استخدام برنامج مايكروسوفت ون نوت أحد برنامج مايكروسوفت اوفيس فيما ما يلي:

• يعد برنامج تدوين لكافة الملاحظات المكتوبة بخط اليد أو الرسومات أو لقطات الشاشة والتعليقات الصوتية.
• يساعد في حفظ وترتيب البيانات الكتابية والملخصات والخواطر والملاحظات.
• من السهل مشاركة الملاحظات مع مستخدمين مايكروسوفت ون نوت الآخرين من خلال الإنترنت.

ما هي المميزات التي تتمتع بها مجموعة الأوفيس؟

توفر مجموعة مايكروسوفت أوفيس العديد من المزايا التي تساعد المستخدمين في زيادة وتحسين إنتاجيتهم، بالاضافة الى  تنظيم العمل:

• المشاركة والكتابة الجماعية والتعديل على نفس مستند برامج مايكروسوفت في نفس الوقت مع فريق العمل والزملاء.
• مشاركة المستندات بعد كتابتها مع الزملاء والقدرة على الاطلاع على وثائق الزملاء بكل سهولة.
• التعديل على الملفات الموجودة داخل خدمة التخزين، كما يتم حفظ الملفات الكبيرة في التخزين السحابي.
• من السهل ارجاع الملفات التي تم حذفها من خلال الرجوع إلى الإصدار السابق، من حزمة برنامج مايكروسوفت اوفيس دون حدوث مشكلات مع الاصدارات الحديثة.
• تبديل بعض الكلمات الموجودة داخل الملفات بعد تحريرها بكلمات اخرى اكثر تعبيرا، وأهمية وتسمى هذه الخاصية ميزة البحث الذكي من خلال محرك بحث بنج.
• توفير مجموعة من الرسوم البيانية والمربعات والشارات إلى الإصدار الجديد والتي تعد أكثر مرونة وتطورًا.
• يمكن الرد على مكالمات الفيديو الخاصة بسكايب داخل برنامج Word أو Excel دون الخروج من المستند.
• التعامل مع العديد من صيغ الملفات، مثل: DOCX.
• سهولة مشاركة الملفات مع الآخرين وتوافقها مع أجهزة الكمبيوتر المختلفة.
• تعزز وجود التواصل والتعاون بين فريق العمل والزملاء.
• توفير الأمان والحماية للملفات والبيانات.
• تكمن أهمية برامج اوفيس في التشفير الكامل للملفات وحماية الوثائق من خلال كلمة مرور، مما يعمل ذلك على حفظ سرية وسلامة المعلومات الشخصية الحساسة.

من عيوب برنامج مايكروسوفت؟

يوجد بعض العيوب التي تعيق استخدام برنامج مايكروسوفت اوفيس ومن أهم هذه العيوب، هي:

• يتم استخدام برامج الأوفيس اعتمادا على شبكات الإنترنت، والتي عند انقطاعها داخل المؤسسة أو الشركة لا يمكن استخدام برامج اوفيس.
• يعمل انقطاع الانترنت على فقد العملاء وعدم وصول العملاء إلى ملفاتهم التي تم مشاركتها معهم.

كيف أشغل برنامج مايكروسوفت أوفيس؟

يعتمد تشغيل برنامج مايكروسوفت أوفيس على نظام التشغيل الذي تستخدمه وطريقة تثبيت أوفيس على جهازك. إليك بعض الطرق الشائعة:

• Windows:

  • انقر على زر “ابدأ” وابحث عن اسم البرنامج الذي تريد تشغيله (مثل Word أو Excel).
  • انقر على أيقونة البرنامج في قائمة “ابدأ” أو على سطح المكتب.
  • افتح مستندًا مرتبطًا بالبرنامج الذي تريده. سيؤدي ذلك إلى فتح المستند في البرنامج المناسب.

• macOS:

  • افتح مجلد “التطبيقات” وابحث عن اسم البرنامج الذي تريد تشغيله.
  • انقر على أيقونة البرنامج في Dock أو في Launchpad.
  • افتح مستندًا مرتبطًا بالبرنامج الذي تريده.

كيف أحمل برنامج مايكروسوفت أوفيس مجانًا؟

Office Online: تقدم مايكروسوفت إصدارًا مجانيًا من أوفيس عبر الإنترنت، يُمكنك الوصول إليه من خلال متصفح الويب. يُتيح لك هذا الإصدار إنشاء وتحرير ومشاركة مستندات Word وجداول بيانات Excel وعروض PowerPoint التقديمية مجانًا.

تطبيق الهاتف المحمول: تُقدم مايكروسوفت تطبيقات مجانية للهواتف المحمولة (iOS و Android) تُتيح لك استخدام Word و Excel و PowerPoint و OneNote و Outlook.

ختاما:

يمكن القول أنه نظام متكامل يحتوي على العديد من البرامج التي تساعد في تحسين الإنتاجية، والأداء العام داخل المنظمات كما تتميز هذه البرامج بسهولة الحصول عليها التعامل معها  فإن أوفيس يعمل على جميع المنصات، كما يتوافق مع أنظمة تشغيل الحواسيب ويندوز و ماك، يوفر دعمًا فنيًا متكاملا لجميع مستخدمي حزمة أوفيس، مثل: الإصلاحات الخاصة بالإضافة وتحديثات الأمان وتحسينات الأداء، كما تهتم شركة مايكروسوفت بتلقي جميع المستخدمين تحديثات للإصدارات السابقة بانتظام الخاصة بالبرامج من أجل الحفاظ على استقرار النظام وتحسين تجربة.