مهارة إدارة الوقت تعد من المهارات الضرورية التي يسعي في تعلمها الأفراد خاصة الأشخاص الذين لديهم مهام متعددة يومية ويجب القيام بها حيث أن تعلم مهارة إدارة الوقت تساعد على إدارة وتنظيم وقتك طوال اليوم واستخدامه بشكل أكثر فعالية مما يساعد ذلك في زيادة الإنتاجية، وبالتالي يمكن للفرد انجاز جميع المهام اليومية دون الشعور بالقلق أو التوتر.
جدول محتوى المقالة
مفهوم مهارة إدارة الوقت
إدارة الوقت هو عبارة عن تخطيط للوقت يقوم الشخص بوضعه من اجل السيطرة عليه وبالتالي اداء العديد من المهام المختلفة في الوقت المحدد لها مما يساعد ذلك في تحقيق فائدة كبيرة لمجموعة متعددة من الأنشطة الأخرى، ويتم ذلك من خلال تدوين المهام التي يريد الفرد القيام بها في مفكرة تحتوي على تقويماً به المواعيد الخاصة بإنجاز هذه المهام وبالتالي سهولة الوصول إليها وإنجازها في الوقت المحدد لها.
أقرأ ايضا: كيفية تعلم مهارات التواصل واحترافها في 10 نقاط
ما أهمية إدارة الوقت؟
تكمن أهمية إدارة الوقت في حل العديد من المشكلات التي تواجه الفرد بسبب الضغوطات اليومية من عدم إداء المهام في الوقت المحدد لها، وذلك بسبب عدم تحديد الوقت اللازم لإنجازها والتشتت بين العديد من المهام المختلفة في نفس الوقت. الأمر الذي يؤدي إلى زيادة التعب والإجهاد وعدم إنجاز المهام المطلوبة وذلك بسبب التشتت بين المهام المختلفة. لذلك تعد مهارة إدارة الوقت من أهم المهارات التي يجب على الفرد اكتسابها، وبالتالي يمكن للفرد إدارة الوقت من خلال تنظيم وتخطيط جيد للوقت كما يمكن تقسيمه بين العديد من الأنشطة اليومية المختلفة لكي يتمكن الفرد من بذل جهد أقل في أداء هذه المهام وإنجازها في فترة ممكنة. وبالتالي يتم انجاز الكثير من الاعمال في اقل وقت ممكن.
وبالتالي إنجاز العمل المطلوب في الوقت المحدد له، كما يساعد علي تعزيز الثقة بالنفس عند إنهاء الأعمال والمهام . بالاضافة الى تقليل التوتر والاسترخاء والاستمتاع بالوقت وتطوير العلاقات الشخصية وتُعزّز مهارات إدارة الوقت بالإضافة إلى ذلك يتم إتاحة المزيد من الفرص والتقليل من إهدار الوقت.
ما هي مهارات إدارة الوقت؟
يوجد عدد من المهارات التي يجب أن يتحلى بها الفرد حتى يمكنه إدارة الوقت بشكل جيد، وتتلخص أهم مهارات إدارة الوقت فيما يلي:
1. التنظيم
يجب علي الفرد التحلي بتنظيم المهام اليومية التي يريد الفرد إنجازها. وذلك من خلال تدوين مهام الفرد اليومية في مفكرة خاصة به. تحتوي على موضوعات أو تقويم وبالتالي يسهل على الفرد الوصول إليها واتمامها في الوقت اللازم والمحدد لها.
2. الأولوية
لابد وأن يتحلى الفرد بالأولوية في تقييم المسؤوليات والمهام الوظيفية وبالتالي ترتيبها في الأولويات الضرورية التي يجب إنجازها اولا مما يساعد ذلك الفرد على نجاح إدارة الوقت. علي سبيل المثال يجب وضع المهام السريعة والقصيرة في المهام الأولى التي يجب إنجازها اولا. بعد ذلك يمكنك انجاز المهام الأطول والبسيطة. وبالتالي يجب وضع المهام المعقدة والتي تحتاج الى وقت اكبر لإنجازها بعد المهام البسيطة و السريعة والقصيرة. ويرجع ترتيب أولويات المهام إلى المرونة التي يتمتع بها الفرد فلا يوجد قواعد يجب اتباعها في تحديد الأولويات .
3. تحديد الهدف
تحتاج مهارة إدارة الوقت الي تحديد الأهداف التي يريد الفرد إنجازها. وتحديد الاتجاهات التي يحتاجها حتى يمكنه إنجاز هذه الأهداف. فيجب تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام متعددة اصغر منها وبالتالي يمكن إنجازها بسهولة وفي وقت زمني محدد ومع اكتمال إنجاز هذه المهام الصغيرة تكتمل المهام الكبيرة التي تم تقسيمها إلى مهام صغيرة. وبالتالي يتحقق الهدف الذي تم تحديده من قبل، كما يتحقق الهدف الأساسى من مهارة تحديد الهدف وهي تعلم مهارة إدارة الوقت.
4. التخطيط
يعتبر التخطيط جزء رئيسي من مهارات إدارة الوقت، فهو من المهارات الضرورية في رسم مسار اليوم الذي يقوم الفرد بالتخطيط له وتحديد المهام الأساسية التي يريد القيام بها وإنجازها. مما يساعد الفرد على تعلم مهارة إدارة الوقت بشكل أفضل.
مهارة إدارة الوقت يمكن تعلمها بطريقة سهلة وغير معقدة من خلال تعلم مهارة التنظيم وتحديد الأهداف التي تريد القيام بها. بالإضافة إلى تحديد الأولية للمسئوليات والمهام المهمة والتي يجب التخطيط لها بطريقة جيدة لتنفيذها بشكل فعال.
ما هي وسائل إدارة الوقت؟
يوجد العديد من الوسائل التي يمكن للفرد الاستعانة بها في إدارة الوقت بشكل فعال. وبالتالي زيادة الإنتاجية وإنجاز العديد من المهام المختلفة ومن أهم هذه الوسائل، هي:
1. الخرائط الذهنية
تعتبر الخرائط الذهنية من أهم الوسائل التي يتم استخدامها في إدارة الوقت بشكل فعال. حيث يستعين بها العديد من الأفراد في تفريغ جميع المهام على شكل شبكة يتفرع منها مهام أخرى والتي يمكن إنجاز كل منها حسب ترتيب الأولوية لهذه المهام من قبل الفرد.
كما يوجد العديد من البرامج التي يمكن الاستعانة بها في إنشاء خريطة ذهنية يمكن استخدامها بكل بساطة دون مواجهة صعوبات على سبيل المثال برنامج MS Power Point.
2. المفكرات
يعتبر استخدام المفكرات في كتابة المهام اليومية من أهم الوسائل التي يمكن استخدامها في إدارة الوقت بشكل فعال. كما يعتبر تطبيق Keep من افضل التطبيقات التي يمكن استخدامها كمفكرة وذلك لسهولة التعامل معه وفاعليته.كما يمكن استعادة بيانات المفكرة إذا تم حذفها عن طريق الخطأ. وبالتالي لا يحتاج الفرد إلى ورقة وقلم لتدوين المهام التي يريد انجازها.
أعرف ايضا: تعلم التسويق الالكتروني واهم أنواعه في 4 نقاط
3. التقويم
يساعد استخدام برامج التقويم في ادارة الوقت بشكل فعال فيمكن من خلال هذه البرامج ترتيب الاجتماعات ومقابلات الأشخاص والمواعيد المهمة للفرد. كما يقوم بإعلان الفرد عن الميعاد المحدد في حالة نسيان الشخص المهام التي يجب إنجازها ويعتبر تطبيق Google Calendar من أفضل تطبيقات التقويم التي يمكن استخدامها نظرا لسهولته بالإضافة إلى إمكانية مزامنة هذا التطبيق على حساب جوجل تلقائيًا.
ما هي الخطوات الصحيحه لادارة وقتك؟
يمكنك اتباع عدة خطوات لإدارة وقتك بشكل فعال ومن أهم هذه الخطوات، هي:
- تحديد الأهداف اليومية التي يجب إنجازها وبالتالي تحديد أولويات المهام.
- يجب الإستعداد لبداية يوم جديد بكل همة ونشاط، والبدء في تنفيذ خطة جيدة لإدارة الوقت.
- ترتيب الأولويات تدريجياً من المهام الأهم ثم المهمة ثم الأقل أهمية.
- لا بد من التركيز على المهمة المحددة حتى الانتهاء منها، وبالتالي يمكن الانتقال إلى المهمة التالية بعد الانتهاء منها.
- الحرص على استغلال الوقت في تحقيق الأهداف والنجاح.
- الترتيب والتنظيم وبالتالي يساعد ذلك في تقليل الأخطاء وإنجاز المهام دون الحاجة إلى تكرار معرفة تفاصيلها المنسية والمعلومات الخاطئة وبالتالي إهدار الوقت في إجراء العديد من التعديلات الخاطئة.
- تحويل المهام الجديدة والاساسية إلى عادات.
- القيام بجدولة المهام وتخصيص وقت محدد لكل منها. .
- لابد من تجنب الأنشطة التي تعمل على تشتت الانتباه، على سبيل المثال استخدام منصات وسائل التواصل الاجتماعي أو ألعاب الفيديو.
يمكنك الانضمام إلى كورس تعلم مهارة إدارة الوقت مجانا من خلال التسجيل في الدورة المجانية المقدمة من منصة فرصة.
الخلاصة
مهارة إدارة الوقت مهمة للغاية فيجب تعلمها وذلك لأن الوقت له أهمية كبيرة في حياة الفرد، حيث يساعد إدارة الوقت في تنظيم الوقت اللازم لإنجاز المهام وزيادة كفاءة العمل، وبالتالي يساعد ايضا في زيادة فرص التقدم كما يمنح الفرد فرص أكبر لتحقيق أهدافه. بالإضافة إلى أن زيادة الإنتاجية لأداء العمل بكفاءة عالية من أهم الأهداف الأساسية لإدارة الوقت، فيجب على جميع الأفراد تعلم مهارة إدارة الوقت وذلك من أجل زيادة إنتاجيتهم وتحقيق أهدافهم.
